Dịch vụ tổng đài ảo hiện nay đang là hệ thống tổng đài có nhiều tính năng vượt trội hơn hẳn các hệ thống tổng đài truyền thống như tổng đài analog và tổng đài IP. Tại sao lại nói tổng đài ảo có nhiều tính năng vượt trội hơn các tổng đài truyền thống, chúng ta hãy điểm vài tính năng nổi bật của tổng đài ảo và so sánh chúng với những tính năng của những tổng đài truyền thống như tổng đài analog và tổng đài IP.

Tổng đài ảo có những tính năng và lợi ích được cho là nổi bật hơn so với những tổng đài truyền thống như:

+/ Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình, không phải đi hệ thống dây dẫn lằng nhằng cho tổng đài vì tổng đài ảo sử dụng hệ thống đường truyền Internet sẵn có.

+/ Dễ dàng quản lý nhờ được cấu hình trên website, do vậy việc bảo trì cũng đơn giản và dễ dàng.

+/ Giảm thiểu các chi phí tất cả các cuộc gọi gây ra.

+/ Không bị khóa thiết bị bởi nhà sản xuất ( bạn có thể sử dụng bất cứ thiết bị nào cho tổng đài nếu có tính năng tương thích mà không cần sử dụng các mô đun và các tính năng cao cấp để sử dụng các thiết bị như hệ thống tổng đài truyền thống.

+/ Đối với tổng đài ảo bạn không phải thuê nhân viên bảo trì bởi hệ thống tổng đài ảo đã có nhà cung cấp hỗ trợ việc bảo trì và nâng cấp hệ thống tổng đài100%.

+/ Các công ty doanh nghiệp không cần quá lo lắng về vấn đề chi phí đầu tư quá lớn nữa.

+/ Khả năng mở rộng của và sự đáp ứng của tổng đài ảo cực nhanh

+/ Không cần ngồi tại công ty, văn phòng vẫn có thể thực hiện các cuộc gọi hay nghe máy khi có khách hàng gọi đến.

Trong khi đó các tổng đài truyền thống

+/ Chi phí đầu tư cho việc thiết lập, lắp đặt, trang thiết bị lớn.

+/ Đi dây hệ thống lằng nhằng, mất các chi phí cho việc sửa chữa bảo trì hệ thống.

+/ Cần người quản trị hệ thống chuyên dụng và mất chi phí cho việc thay đổi tính năng của tổng đài hay máy nhánh…

+/ Khi có sự cố mất điện lưới phải đầu tư nguồn dự phòng cho trang thiết bị.

+/ Luôn cần nhân viên phải ngồi trực tại văn phòng để nghe và trả lời điện thoại của khách hàng,...

+/ Hiện nay với hệ thống tổng đài ảo hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ thường cấp quyền truy cập vào hệ thống tổng đài của họ với mức giá khoảng 300.000vnđ/tháng đối với 1-10user sử dụng.